Πολιτική Αναφορών

ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ 2023

Πεδίο εφαρμογής

ΕΛΒΙΔΑ ΤΡΟΦΙΜΑ Α.Ε.

Ημερομηνία Ισχύος

17.12.2023

Έκδοση

1.0

Έγκριση

Διοικητικό Συμβούλιο

Κατηγοριοποίηση

Πολιτική/Policy

Επίπεδο Ισχύος

Δεσμευτικό/Binding1 / 14

1.  ΕΙΣΑΓΩΓΗ:

Η «ΕΛΒΙΔΑ ΤΡΟΦΙΜΑ Α.Ε.» έχει προβεί στη λήψη των απαραίτητων μέτρων

προκειμένου να διασφαλίσει την ορθή εταιρική διακυβέρνηση και τη συμμόρφωση με το σύνολο των

κανονιστικών υποχρεώσεων που διέπουν την λειτουργία της. Προς τον σκοπό αυτό, η Εταιρεία

προέβη στη σύνταξη και υιοθέτηση της Πολιτικής Αναφορών (εφεξής «Πολιτική»), η οποία παρέχει

γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες αναφορικά με τη διαχείριση, μεταξύ άλλων, των αναφορών για

παραβιάσεις του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η Εταιρεία ενθαρρύνει όλους όσους αναφέρονται στην παρούσα να αναφέρουν,

εμπιστευτικά ή ανώνυμα μέσω των υπαρχόντων καναλιών Αναφοράς, συμπεριφορές που είναι

παράνομες ή και ανήθικες, αμέσως μόλις υποπέσουν στην αντίληψή τους. Η μη υποβολή Αναφοράς

μπορεί σε κάποιες περιπτώσεις να συνιστά ποινικό αδίκημα, όταν υπάρχει σχετική νομική ή

συμβατική υποχρέωση. Όλες οι αναφορές θα λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και θα διερευνώνται με

πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία. Η Εταιρεία διαβεβαιώνει ότι όσοι προβαίνουν σε

αναφορές θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα και ότι τα προσωπικά δεδομένα όλων των

εμπλεκομένων μερών προστατεύονται, εφαρμόζοντας τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

ασφαλείας. H Πολιτική Αναφορών είναι προσαρμοσμένη στις αρχές και τις προβλέψεις του Ν.

4990/2022 «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου – Ενσωμάτωση

της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου

2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες διατάξεις».

2.  ΣΚΟΠΟΣ:

Σκοπός της Πολιτικής Αναφορών είναι:

α) Να οριστούν οι αρχές και το πλαίσιο των αναφορών εντός της Εταιρείας.

β) Να ενθαρρυνθεί η υποβολή αναφορών για περιστατικά τα οποία έχουν λάβει χώρα στην

Εταιρεία και σχετίζονται με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς των δημοσίων συμβάσεων,

των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, της πρόληψης της νομιμοποίησης

εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, της ασφάλειας και

της συμμόρφωσης των προϊόντων, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του

περιβάλλοντος, της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, της ασφάλειας

των τροφίμων και των ζωοτροφών, της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, της δημόσιας

υγείας, της προστασίας των καταναλωτών, της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων 

προσωπικού χαρακτήρα, της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών, παραβιάσεις

που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία

της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,

παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26

της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί

ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική

αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή

διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που

ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

γ) Να υπάρξει διαβεβαίωση ότι η διαχείριση των αναφορών και η διερεύνηση των

περιστατικών γίνεται με πλήρη εμπιστευτικότητα, ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων

μερών προστατεύονται και ότι όσοι αναφέρουν θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα.

δ) Η εφαρμογή του Ν. 4990/2022 και των διεθνών και ευρωπαϊκών καλών πρακτικών που

ισχύουν για τις αναφορές στις εταιρείες σύμφωνα με τον ΟΟΣΑ και την Ευρωπαϊκή Ένωση.

3.  ΟΡΙΣΜΟΙ:

Αναφορά: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του

παρόντος.

α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με

παραβιάσεις προς την Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της

Εταιρείας.

β) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή

πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

Απαράδεκτη Αναφορά (ή μη παραδεκτή Αναφορά): Η Αναφορά που αναφέρεται σε

παραβίαση που δεν εμπίπτει αντικειμενικό πεδίο εφαρμογής της παρούσας, ή η Αναφορά που δεν

είναι σαφής, ορισμένη, πλήρης, εμπρόθεσμη ή είναι προδήλως κακόβουλη, επιπόλαιη/υπερβολική

και επαναλαμβανόμενη.

Αναφέρων: Το πρόσωπο το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με

παραβιάσεις τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του.

Αντίποινα: Η οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία λαμβάνει χώρα σε

εργασιακό πλαίσιο ως αποτέλεσμα εσωτερικής Αναφοράς και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να

προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα.

Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρεία καθώς και

το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές,

καταστηματάρχες εμπορικών κέντρων, πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.

Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών (εφεξής «Ε.Δ.Α.Α»): Η τριμελής

επιτροπή η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών.

Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την Εταιρεία με οποιαδήποτε σύμβαση ή

σχέση εργασίας καθώς και το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που

απασχολείται ως ασκούμενος της.

Κανάλια αναφορών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και

περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα στα

οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.

Κακόβουλη Αναφορά: Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντα ότι δεν είναι

αληθής.

Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών: η Υπεύθυνη Παραλαβής και

Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της

παρούσας.

4.  ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ:

α) Υποκειμενικό πεδίο εφαρμογής

Η Πολιτική Αναφορών εφαρμόζεται σε πρόσωπα που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με

παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο της εργασίας τους, ήτοι στα μέλη του Διοικητικού

Συμβουλίου, στα Διευθυντικά Στελέχη και στο προσωπικό της Εταιρείας, ανεξάρτητα από το είδος

της σύμβασης ή την σχέση εργασίας που τους συνδέει με την Εταιρεία (με σύμβαση

εργασίας/σύμβαση παροχής υπηρεσιών, εκπαιδευόμενους, εποχικό προσωπικό, υποψήφιους για

θέσεις εργασίας, συμβούλους, αυτοαπασχολούμενους κλπ).

Στο πλαίσιο προστασίας της παρούσας Πολιτικής υπάγονται επίσης, τρίτοι-

αντισυμβαλλόμενοι της Εταιρείας, προμηθευτές, σύμβουλοι, πάσης φύσεως συνεργάτες, στο πλαίσιο

συμβάσεων έργου, ανεξάρτητων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής, οι απασχολούμενοι μέσω τρίτων-

αντισυμβαλλόμενων της Εταιρείας, άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων

των ασκούμενων και των μαθητευόμενων (αμοιβόμενων ή μη), πρόσωπα των οποίων η σχέση

εργασίας έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, και

πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες

σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο

στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.

Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της παρούσας πολιτικής είναι η Αναφορά να

γίνεται με καλή πίστη, δηλαδή όσοι προβαίνουν σε αναφορές να έχουν βάσιμους λόγους που οδηγούν

στην εύλογη πεποίθηση ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς. Σε κάθε περίπτωση, η καλή

πίστη θεωρείται δεδομένη, εκτός εάν αποδειχθεί ότι η Αναφορά έγινε κακόβουλα. Σε περίπτωση

κακόβουλης καταγγελίας είναι αυτονόητο ότι δεν παρέχεται η προστασία που περιγράφεται στην

παρούσα πολιτική.

β) Αντικειμενικό πεδίο εφαρμογής

Οι αναφορές παράτυπης, αντιδεοντολογικής, παράνομης ή αξιόποινης συμπεριφοράς σε

σχέση με τις εργασίες της Εταιρείας περιλαμβάνουν:

Παραβιάσεις του ισχύοντος νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου, παραβιάσεις του

Κανονισμού Λειτουργίας, του Κώδικα Δεοντολογίας, των Κανονισμών, των Πολιτικών και των

Διαδικασιών της Εταιρείας, ποινικώς κολάσιμες πράξεις, πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο τη δημόσια

υγεία, πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο τη προστασία του περιβάλλοντος, πράξεις που θέτουν σε

κίνδυνο την υγεία ή/και την ασφάλεια των εργαζομένων, των μετόχων, των μελών του Διοικητικού

Συμβουλίου, εκτελεστικών και μη, των διοικητικών στελεχών, των μελών των Επιτροπών, των

εξωτερικών συνεργατών, προμηθευτών, πελατών της Εταιρείας και κάθε τρίτου που συναλλάσσεται

με αυτή, παραβίαση της νομοθεσίας και της πολιτικής αναφορικά με την προστασία προσωπικών

δεδομένων, κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων και πόρων της Εταιρείας, παραβίαση της

νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό, ανάρμοστη/απρεπής ή ανήθικη συμπεριφορά (π.χ. εκφοβισμός,

παρενόχληση, κατάχρηση εξουσίας, απειλή, εξύβριση, χρήση βίας, συκοφαντική δυσφήμιση),

διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών, επιχειρηματικών μυστικών, σχεδιασμών που άπτονται

στρατηγικών ή γενικότερα οικονομικών συμφερόντων της Εταιρείας.

5.  ΑΡΧΕΣ:

Οι αρχές που διέπουν την Πολιτική Αναφορών είναι οι εξής:

ΑΝΩΝΥΜΙΑ: Κεντρική και αναπόσπαστη αρχή της πολιτικής είναι η προστασία της

ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων του κάθε αναφέροντος.

ΕΠΙΕΙΚΙΑ: Στην περίπτωση που ο αναφέρων συμμετείχε στο γεγονός και φέρει μέρος της

ευθύνης, δεν απαλλάσσεται από τις συνέπειες και τις ευθύνες του. Ωστόσο, η αναφορά και η

συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση των παράνομων πράξεων θα ληφθεί υπόψη υπέρ

του. Αυτό θα εκληφθεί ως πραγματική προσπάθεια μετάνοιας, τουλάχιστον όσον αφορά τις αξιώσεις

της εταιρείας έναντι των υπευθύνων και τη δικαστική προσέγγιση της εταιρείας.

ΙΣΟΤΙΜΙΑ: Όλες οι αναφορές τυγχάνουν καταρχάς ισότιμη επεξεργασία από την ΥΠΠΑ

και την Ε.Δ.Α.Α., ανεξαρτήτως της προέλευσης ή της καταγγελλόμενης πράξης.

ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ: Η διαδικασία υποβολής αναφορών αποσκοπεί και στην ενίσχυση της

διαφάνειας της εταιρικής δράσης και της ενδυνάμωσης της κανονιστικής συμμόρφωσης της

εταιρείας.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ: Ο καλόπιστος αναφέρων δεν υπόκειται σε αντίποινα, ανεξαρτήτως της

εγκυρότητας ή του αποτελέσματος της αναφοράς του, και προστατεύεται από οποιεσδήποτε

αντιδράσεις των ατόμων που καταγγέλλονται. Ωστόσο, εάν ο αναφέρων ενήργησε με κακόβουλο

τρόπο ή με σκοπό να προκαλέσει βλάβη ή παράνομη επίπτωση στα δικαιώματα των άδικα

κατηγορούμενων ή τρίτων προσώπων, τότε προστατεύονται τα δικαιώματα αυτών των τελευταίων.

ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ: Η Εταιρεία παρέχει όλα τα εχέγγυα προκειμένου να διασφαλίσει

ότι η διαδικασία υποβολής αναφορών τηρεί τους όρους εμπιστευτικότητας, όπως αυτοί

προσδιορίζονται από την παρούσα Πολιτική, την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της

Εταιρείας και την ισχύουσα εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία, τόσο όσον αφορά στο περιεχόμενο της

αναφοράς, καθώς και οποιαδήποτε πληροφορία μπορεί να οδηγήσει στην ταυτοποίηση του

προσώπου που αποκαλύπτει. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που

οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε

οποιονδήποτε άλλον πέρα από πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να

λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των τριών μελών της

Επιτροπής Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών, της Υ.Π.Π.Α, τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών

συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο Αναφέρων

έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη. Προς τον σκοπό αυτόν, η Εταιρεία 

λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως τεχνικές ψευδωνυμοποίησης, κατά την

υποβολή, λήψη και παρακολούθηση της αναφοράς καθώς και κατά την επικοινωνία με τις αρμόδιες

αρχές, εφόσον αυτή κρίνεται αναγκαία. Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διερεύνηση περιστατικού, η

ταυτότητα του Αναφέροντος δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον.

ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ: Η Υ.Π.Π.Α και η Ε.Δ.Α.Α. οφείλουν να τηρούν εχεμύθεια

και να προστατεύουν το απόρρητο των πληροφοριών οι οποίες έρχονται σε γνώση τους στο πλαίσιο

της διερεύνησης.

6. ΕΠΟΠΤΕΙΑ

Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) έχει οριστεί η κυρία Δήμητρα

Γιαταγάνα.

Η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών απαρτίζεται από 3 τακτικά και 3

αναπληρωματικά μέλη:

Τακτικά μέλη:

Σοφία Πολίτσου

Γιώργος Καραμανώλης

iii.

Χριστίνα Παπαχρήστου

Αναπληρωματικά μέλη:

Γιάννα Καραμήτσα

Πέτρος Λύκας

iii.

Ασημένια Καραγιάννη

Σε περίπτωση που η αναφορά αφορά σε ένα ή περισσότερα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης

και Αξιολόγησης Αναφορών, τότε η ΥΠΠΑ περιορίζεται στην καταχώρισή της στο σχετικό αρχείο

αναφορών και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών,

ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

7.  ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ:

Όπου κρίνεται απαραίτητο και ανάλογα με το αντικείμενο της διερεύνησης, θα λαμβάνεται

επιπλέον επαγγελματική υποστήριξη από εξωτερικούς συνεργάτες, όπως νομικούς συμβούλους,

εξωτερικούς ελεγκτές, fraud investigators και εξειδικευμένους εμπειρογνώμονες. Μετά το πέρας της 

διερεύνησης, οι εξωτερικοί σύμβουλοι μπορούν να προτείνουν και να συνδράμουν στη δημιουργία

ή στη βελτίωση των πολιτικών, των διαδικασιών και των δικλείδων ελέγχου, σε περίπτωση που αυτές

ήταν ανεπαρκείς.

Οι εξωτερικοί σύμβουλοι θα πρέπει να διαθέτουν υψηλά προσόντα και να μην έχουν σχέση

με οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η οποία να συνιστά σύγκρουση συμφερόντων. Οι

εξωτερικοί σύμβουλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες, εφόσον υπάρχουν οι

κατάλληλες διασφαλίσεις, όπως Σύμφωνο Εμπιστευτικότητας και Προστασίας Προσωπικών

Δεδομένων.

Η ανάμειξη εξωτερικών συμβούλων/εμπειρογνωμόνων είναι απαραίτητη σε κάποιες

περιπτώσεις για τους εξής λόγους:

– Διαθέτουν τις απαιτούμενες γνώσεις, ικανότητες και εμπειρία σε εξειδικευμένα

αντικείμενα.

– Μπορούν να καταλήξουν σε ασφαλή συμπεράσματα ως προς τη διερεύνηση

επιμέρους στοιχείων, να διασφαλίσουν τη νομιμότητα της διαδικασίας, την

πληρότητα των αποδεικτικών στοιχείων και την ταχύτητα, ώστε να αποφευχθεί όσο

το δυνατόν η παρεμπόδιση των επιχειρησιακών λειτουργιών της Εταιρείας εξαιτίας

του ελέγχου.

– Διαθέτουν την αναγκαία ανεξαρτησία και ουδετερότητα, ώστε το πόρισμα της

διερεύνησής τους να απολαμβάνει μεγαλύτερη αξιοπιστία από τους μετόχους,

επενδυτές, κρατικούς φορείς, ανεξάρτητες αρχές ή από άλλα τρίτα μέρη.

8.  ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ ΜΕ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ- ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ:

Όλοι όσοι αναφέρονται στο πεδίο εφαρμογής οφείλουν να συμμορφώνονται με την παρούσα

Πολιτική και να συνεργάζονται με την Υ.Π.Π.Α, την Ε.Δ.Α.Α. και τους εξουσιοδοτημένους

συνεργάτες τους κατά τη διενέργεια της εσωτερικής διερεύνησης, καθώς σε περίπτωση μη

συνεργασίας δυσχεραίνεται υπερβολικά το έργο της διερεύνησης. Οι υπάλληλοι δεσμεύονται ως

προς την υποχρέωση συμμόρφωσης και συνεργασίας τους με ρητούς συμβατικούς όρους που

περιλαμβάνονται στη σύμβαση εργασίας. Οι δε εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται με έγγραφες

συμβάσεις που περιλαμβάνουν ειδικά διαμορφωμένους όρους ότι αποδέχονται τις πολιτικές και

διαδικασίες της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της παρούσας πολιτικής, στα πλαίσια της οποίας

οφείλουν να συνεργάζονται. Η άμεση ή έμμεση άρνηση του εργαζόμενου να 

συμμορφωθεί/συνεργαστεί σε μια εσωτερική διερεύνηση μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικές

κυρώσεις. Κατά την έναρξη της συνέντευξης οι υπάλληλοι και οι εξωτερικοί συνεργάτες

ενημερώνονται μεταξύ άλλων και για τις συνέπειες της μη συμμόρφωσης και μη συνεργασίας τους

στο στάδιο της διερεύνησης.

9.  ΚΕΝΤΡΙΚΟ ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Η Ε.Δ.Α.Α. τηρεί κοινό ηλεκτρονικό και φυσικό αρχείο που περιλαμβάνει αντίγραφα όλων

των ειδοποιήσεων που σχετίζονται με τη συλλογή και τη διατήρηση των δεδομένων καθώς και τα

αντίγραφα των εγγράφων, των δεδομένων, των πληροφοριών και όλων των αποδεικτικών στοιχείων,

των πρακτικών των συνεντεύξεων, την έκθεση διερεύνησης και των αποφάσεων των εποπτευόντων

οργάνων. Το αρχείο πληροί όλες τις τεχνικές προδιαγραφές ασφαλείας και παρέχεται πρόσβαση μόνο

σε εξουσιοδοτημένα άτομα που εμπλέκονται στο έργο της διερεύνησης.

10. ΚΑΝΑΛΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Η Εταιρεία έχει φροντίσει για την εγκαθίδρυση πολλαπλών καναλιών Αναφοράς, προς τα

πρόσωπα που επιθυμούν να υποβάλουν αναφορές. Όποιο από τα αναφερόμενα ανωτέρω πρόσωπα

υποπτεύεται ότι τελείται κάποιο από τα παραπάνω παραπτώματα απευθύνεται αρχικά αυτοπροσώπως

ή τηλεφωνικά ή μέσω email στον άμεσα προϊστάμενο ή διευθυντή του. Σε περίπτωση που έχει

ενδοιασμούς (π.χ. αν φοβάται την ύπαρξη αντιποίνων ή αν υποψιάζεται εμπλοκή του προϊσταμένου

ή διευθυντή του), μπορεί να απευθυνθεί σε οποιοδήποτε από τα τρία μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης

και Αξιολόγησης Αναφορών ή στην Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών ως όργανο

ή απευθείας στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών. Τα ανωτέρω ισχύουν και

όταν οι αναφέροντες δεν είναι εργαζόμενοι της Εταιρείας.

11. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Α) Η Αναφορά θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις

αυτό γίνει αντιληπτό. Διευκρινίζεται ότι «χωρίς καθυστέρηση» λογίζονται οι αναφορές που

λαμβάνουν χώρα:

(i) εντός χρονικού διαστήματος δώδεκα (12) μηνών από τη στιγμή που γίνονται αντιληπτά θέματα

που άπτονται ζητημάτων που έχουν οικονομική διάσταση ή οικονομικό αντίκτυπο (π.χ. συμβάσεις,

διαγωνιστικές διαδικασίες, διαπραγματεύσεις κ.λπ.)

(ii) εντός χρονικού διαστήματος έξι (6) μηνών από τη στιγμή που γίνονται αντιληπτά θέματα χωρίς

οικονομική διάσταση ή οικονομικό αντίκτυπο (π.χ. εκδηλώσεις συμπεριφορών, διακριτικής

μεταχείρισης, παρενοχλήσεων κ.λπ.)

Β) Η Αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν

περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή

της.

Γ) Η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο

πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε

χώρα το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του.

Δ) Ο Αναφέρων δεν χρειάζεται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα της

Αναφοράς του. Δεν θα πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν τον

εαυτό του, την εταιρεία ή κάποιον τρίτο σε κίνδυνο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει

περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την Αναφορά του.

Ε) Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα να παράσχει

περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν. Ειδικά σε περίπτωση ανώνυμης Αναφοράς, ο

Αναφέρων μπορεί να επιλέξει να είναι διαθέσιμος και μέσω οποιασδήποτε άλλης συγκεκριμένης

διαδρομής επικοινωνίας ή συγκεκριμένου σημείου επαφής (επιλογής αποκλειστικά του

Αναφέροντα).

12. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΥΠΕΥΘΥΝΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ

ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Η Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς

εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της Εταιρείας,

β) παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής

της παρούσας,

γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων

ημερών,

δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς το

αρμόδιο όργανο/επιτροπή αξιολόγησης της Εταιρείας,

ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και

κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη

εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον

απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,

ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε

εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής,

ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7)

εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς,

η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες

οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε

δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,

θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την

ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και

της διαφάνειας της Εταιρείας.

ι) αναζητά εξειδικευμένους έμπειρους εσωτερικούς ή εξωτερικούς συνεργάτες ανάλογα με

τις ανάγκες της έρευνας και συνεργάζεται με την Ε.Δ.Α.Α.

13. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Η διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών Αναφοράς γίνεται από

την Ε.Δ.Α.Α, η οποία έχει τις εξής αρμοδιότητες:

• Εξετάζει το παραδεκτό των αναφορών που έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα

κανάλια αναφορών της Εταιρείας.

• Αξιολογεί και προτεραιοποιεί τις αναφορές.
• Επικοινωνεί με τον Αναφέροντα, όταν αυτό προβλέπεται.

• Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των

υποκειμένων που εμπλέκονται στις αναφορές και μεριμνά για την διαγραφή τους σύμφωνα με τις

προβλεπόμενες προθεσμίες.

• Τηρεί Κεντρικό Μητρώο Αναφορών.
• Συνεργάζεται με την Υ.Π.Π.Α.

14. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΩΝ:

Η Εταιρεία προστατεύει αυτούς που αναφέρουν με καλή πίστη, παράνομες ή ανήθικες

συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος

οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει Αναφορά, ακόμα και εάν η Αναφορά του αποδειχθεί, εκ του

αποτελέσματος, εσφαλμένη. Πιο συγκεκριμένα, η Εταιρεία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν

υποβάλει Αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή

απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της Αναφοράς τους, (π.χ. απόλυση, αβάσιμη αρνητική

αξιολόγηση, μη παροχή αδείας, αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων κ.ο.κ.).

Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της Αναφοράς

(π.χ. απόλυση, διαθεσιμότητα, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου

εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.). Σε

περίπτωση κακόβουλης Αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.

Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους

αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή

συγγενείς των αναφερόντων. Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν

επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα

της Αναφοράς.

Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Επιτροπή Διαχείρισης

και Αξιολόγησης Αναφορών, θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα

προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα

διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι

ενέργειές του δεν σχετίζονται με την Αναφορά στην οποία προέβη ο εργαζόμενος (αντιστροφή

βάρους απόδειξης).

Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποφασίσει να προβεί σε Αναφορά σχετικά με ένα

περιστατικό που καλύπτεται από την παρούσα πολιτική και στο οποίο είχε προηγουμένως εμπλακεί, 

το γεγονός ότι τελικά το ανέφερε θα ληφθεί υπόψιν υπέρ του σε οποιαδήποτε άλλη επακόλουθη

διαδικασία (π.χ. πειθαρχική διαδικασία).

Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος που αναφέρει εκφράσει την επιθυμία να του παρασχεθεί

ειδική προστασία από τυχόν αντίποινα (π.χ. μετακίνηση σε άλλο τμήμα), η Εταιρεία θα εξετάσει τη

δυνατότητα ικανοποίησης του σχετικού αιτήματος εντός των εκάστοτε υφισταμένων δυνατοτήτων.

Σε περίπτωση που η Αναφορά γίνει επώνυμα και κατόπιν διερεύνησης αποδειχθεί ότι χάρη

σε αυτήν η Εταιρεία προστάτευσε ζωτικά οικονομικά ή άλλα συμφέροντά του, αυτός ο οποίος

προέβη στην Αναφορά θα επιβραβευτεί με τον προσφορότερο δυνατό τρόπο.

15. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΑΥΤΩΝ ΠΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΥΝ Ή ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ

ΣΤΗΝ ΑΝΑΦΟΡΑ:

Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί τόσο για την παραλαβή της Αναφοράς του (το

αργότερο εντός 7 εργασίμων ημερών) όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης (το αργότερο

εντός 3 μηνών). Ο τρόπος ενημέρωσης εξειδικεύεται στην Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών. Η

διερεύνηση πραγματοποιείται, με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της

διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού, προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός και η

«θυματοποίηση» ατόμων. Τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται στις αναφορές έχουν το δικαίωμα να

κληθούν σε απολογία. Η ταυτότητα του Αναφέροντα παραμένει εμπιστευτική. Κατ’ εξαίρεση, αν η

Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη, και εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί

για την ταυτότητα του Αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του.

Διευκρινίζεται ότι αναφορές οι οποίες αποδεικνύεται ότι είναι καταφανώς κακόβουλες θα ερευνώνται

περαιτέρω κατά την κρίση της Εταιρείας τόσο ως προς τα κίνητρα όσο και ως προς τους

εμπλεκομένους προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.

16. ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ ΠΕΙΘΑΡΧΙΚΕΣ ΚΥΡΩΣΕΙΣ:

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης

Αναφορών, προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν

να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, (β)

εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και

διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/

απόλυσης ή (ε) και δικαστικές ενέργειες.

17. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ:

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται

σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και

την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρείας. Τα δεδομένα όλων των

εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με

την εκάστοτε Αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να

διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που

δεν σχετίζονται άμεσα με την Αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται. Πρόσβαση στα

δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη

διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο

χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά. Τα

προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών, από το υλικό που προέκυψε κατά τη

διερεύνηση σύμφωνα με τα χρονικά πλαίσια που ορίζονται στην Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών.

18. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοί της ενημερώνονται και εκπαιδεύονται

σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής

ενημερωτικού υλικού, email, newsletters ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των

εργαζομένων. Επίσης, ενημέρωση για την πολιτική δημοσιεύεται σε εμφανές μέρος στην ιστοσελίδα

της Εταιρείας. Η εκπαίδευση (δια ζώσης ή ηλεκτρονική) πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά

διαστήματα.

Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται συμβατικά να προβούν σε σχετική ενημέρωση του

προσωπικού τους. Αυτή θα γίνει σύμφωνα με τις υποδείξεις και με τη βοήθεια υλικού που θα τους

παράσχει η Εταιρεία και με κάθε πρόσφορο μέσο, όπως email, αποστολή ενημερωτικού υλικού κ.α.

Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης θα πρέπει να διαχέονται εσωτερικά.

19. ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ:

Πέραν της εσωτερικής αναφοράς, υπάρχει η δυνατότητα και για υποβολή εξωτερικής

αναφοράς στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), η οποία λειτουργεί ως εξωτερικός φορέας. Η

υποβολή Αναφοράς στην Ε.Α.Δ. μπορεί να γίνει εγγράφως, προφορικά ή μέσω της ηλεκτρονικής 

πλατφόρμας της Ε.Α.Δ.. Λεπτομέρειες για τον τρόπο υποβολής αναφοράς στην Ε.Α.Δ. υπάρχουν

στην ιστοσελίδα https://aead.gr/ και πιο συγκεκριμένα στο https://aead.gr/submit-complaint.

20. ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΑΡΜΟΔΙΕΣ ΑΡΧΕΣ:

Στον βαθμό που η αναφορά σχετίζεται με τη βία και παρενόχληση κατά την έννοια των

άρθρων 3 και 4 του Ν.4808/2021, η Εταιρεία διασφαλίζει τη συνεργασία και παροχή κάθε σχετικής

πληροφορίας στις αρμόδιες αρχές, εφόσον ζητηθεί.