Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών

ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ 2023

Πεδίο εφαρμογής

ΕΛΒΙΔΑ ΤΡΟΦΙΜΑ Α.Ε.

Ημερομηνία Ισχύος

17.12.2023

Έκδοση

1.0

Έγκριση

Διοικητικό Συμβούλιο

Κατηγοριοποίηση

Πολιτική/Policy

Επίπεδο Ισχύος

Δεσμευτικό/Binding

1.  ΕΙΣΑΓΩΓΗ:

Η «ΕΛΒΙΔΑ ΤΡΟΦΙΜΑ Α.Ε.» έχει προβεί στη λήψη των απαραίτητων μέτρων

προκειμένου να διασφαλίσει την ορθή εταιρική διακυβέρνηση και τη συμμόρφωση με το σύνολο των

κανονιστικών υποχρεώσεων που διέπουν την λειτουργία της. Προς τον σκοπό αυτό, η Εταιρεία

προέβη στη σύνταξη και υιοθέτηση της Πολιτικής Αναφορών (εφεξής «Πολιτική»), η οποία παρέχει

γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες αναφορικά με τη διαχείριση, μεταξύ άλλων, των αναφορών για

παραβιάσεις του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Στο πλαίσιο της ως άνω Πολιτικής, η Εταιρεία καταρτίζει την παρούσα Πολιτική

Διαχείρισης Αναφορών στην οποία εξειδικεύονται οι γενικές υποχρεώσεις που αναφέρονται στην

Πολιτική Αναφορών και περιγράφεται αναλυτικά ο τρόπος και ο χρόνος διεκπεραίωσης των

ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των δεσμεύσεων που απορρέουν από αυτήν.

Στην παρούσα αποτυπώνονται αναλυτικά τα βήματα υποβολής, διαχείρισης και εσωτερικής

διερεύνησης των αναφορών, από την παραλαβή τους έως την αρχειοθέτησή τους και παρατίθενται

οι αρχές αναφορικά με τη διατήρηση και διαγραφή των αρχείων. H παρούσα είναι προσαρμοσμένη

στις αρχές και τις προβλέψεις του Ν. 4990/2022 «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις

ενωσιακού δικαίου – Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και

του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες διατάξεις».

2.  ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ:

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι να διασφαλίσει ότι η Εταιρεία διαθέτει τις

κατάλληλες διαδικασίες για την παραλαβή, καταγραφή και επεξεργασία εμπιστευτικών, επώνυμων

ή ανώνυμων αναφορών από τους δικαιούμενους να προβούν σε αυτές προς το σκοπό αναφοράς

περιστατικών τα οποία έχουν λάβει χώρα στην Εταιρεία και σχετίζονται με:

• παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς των δημοσίων συμβάσεων, των χρηματοπιστωτικών

υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από

παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, της ασφάλειας και της

συμμόρφωσης των προϊόντων, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του περιβάλλοντος,

της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, της ασφάλειας των τροφίμων και

των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, της δημόσιας υγείας,

της προστασίας των καταναλωτών, της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων

προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,

• παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης

για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά

ενωσιακά μέτρα,

• παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου

26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί

ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική

αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή

διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που

ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

3.  ΟΡΙΣΜΟΙ:

Για τους σκοπούς της παρούσας Διαδικασίας και σε συμμόρφωση με την Πολιτική, ισχύουν

οι ακόλουθοι Ορισμοί:

Αναφορά: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του

παρόντος.

α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με

παραβιάσεις προς την Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της

Εταιρείας.

β) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή

πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

Απαράδεκτη Αναφορά (ή μη παραδεκτή Αναφορά): Η Αναφορά που αναφέρεται σε

παραβίαση που δεν εμπίπτει στο αντικειμενικό πεδίο εφαρμογής της παρούσας, ή η Αναφορά που

δεν είναι σαφής, ορισμένη, πλήρης, εμπρόθεσμη ή είναι προδήλως κακόβουλη,

επιπόλαιη/υπερβολική και επαναλαμβανόμενη.

Αναφέρων: Το πρόσωπο το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με

παραβιάσεις τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του.

Αντίποινα: Η οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία λαμβάνει χώρα σε

εργασιακό πλαίσιο ως αποτέλεσμα εσωτερικής Αναφοράς και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να

προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα.

Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρεία καθώς και

το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές,

καταστηματάρχες εμπορικών κέντρων, πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.

Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών (εφεξής «Ε.Δ.Α.Α»): Η τριμελής

επιτροπή η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών.

Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την Εταιρεία με οποιαδήποτε σύμβαση ή

σχέση εργασίας καθώς και το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που

απασχολείται ως ασκούμενός της.

Κανάλια αναφορών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και

περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών, καθώς και τα άτομα στα

οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.

Κακόβουλη Αναφορά: Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντα ότι δεν είναι

αληθής.

Καλή πίστη: Η κατάσταση η οποία δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι

βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.

Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών: η Υπεύθυνη Παραλαβής και

Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της

παρούσας.

4.  ΚΑΝΑΛΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Ο Αναφέρων, έχει τη δυνατότητα να υποβάλει την αναφορά του αυτοπροσώπως,

τηλεφωνικά ή μέσω email προς τα εξής πρόσωπα/όργανα :

Αυτοπροσώπως, τηλεφωνικά ή μέσω email προς τον άμεσα προϊστάμενο ή διευθυντή του

τμήματος στο οποίο υπάγεται ή

Σε περίπτωση που έχει ενδοιασμούς (για παράδειγμα αν φοβάται την ύπαρξη αντιποίνων ή

αν υποψιάζεται εμπλοκή του προϊσταμένου), μπορεί να απευθυνθεί αυτοπροσώπως,

τηλεφωνικά ή μέσω email στην Υ.Π.Π.Α. (yppa@elvidafoods.gr)

iii.

Προς όλα τα μέλη της Ε.Δ.Α.Α μέσω email στην ηλεκτρονική διεύθυνση

(edaa.committee@elvidafoods.gr),

Ο προϊστάμενος ή ο διευθυντής τμήματος στον οποίο έχει περιέλθει αναφορά από κάποιον

Εργαζόμενο θα πρέπει να ενημερώσει αμελλητί την Υ.Π.Π.Α εγγράφως ή προφορικά. 

5.  ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑ ΔΙΑΥΛΟ

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ:

Υποβολή αναφοράς αυτοπροσώπως ή τηλεφωνικά

Στην περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί τηλεφωνικώς και δεν δύναται να

καταγραφεί ή δια ζώσης μέσω προσωπικού ραντεβού, τότε κρατούνται πλήρη πρακτικά από τον

Προϊστάμενο ή Διευθυντή του Τμήματος ή από την Υ.Π.Π.Α με σκοπό την τεκμηρίωση της εν λόγω

επικοινωνίας, παρέχοντας ταυτόχρονα τη δυνατότητα στον αναφέροντα να επαληθεύσει, διορθώσει,

τροποποιήσει αλλά και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας. Στο σημείο αυτό τονίζεται

ότι για την εγκυρότητα των πρακτικών θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένα, στην περίπτωση άρνησης

υπογραφής τους από τον αναφέροντα ο συντάκτης τους κάνει σχετική αναφορά επί του πρακτικού.

Υποβολή αναφοράς μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο προϊστάμενος ή διευθυντής του τμήματος στο οποίο ανήκει ο Αναφέρων (αν είναι

εργαζόμενος), ή όταν λαμβάνει μια αναφορά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημερώνει

αμελλητί (χωρίς υπαίτια καθυστέρηση) την Υ.Π.Π.Α. και την Ε.Δ.Α.Α.. μέσω της προώθησης του

email

του αναφέροντος στην ηλεκτρονική διεύθυνση

yppa@elvidafoods.gr

ή

edaa.committee@elvidafoods.gr .

6. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ:

Ανεξάρτητα από τον δίαυλο επικοινωνίας που θα επιλεγεί από τον Αναφέροντα, οι αναφορές

θα πρέπει να περιλαμβάνουν, είτε κατά την αρχική τους υποβολή είτε κατά το στάδιο των

συμπληρωματικών πληροφοριών, κατ’ ελάχιστον τις παρακάτω πληροφορίες, προκειμένου να

κριθούν παραδεκτές:

– Όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα

– Ημερομηνία/χρονική περίοδο που έλαβε χώρα το περιστατικό

– Τόπος όπου έλαβε χώρα το περιστατικό

– Το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του

Η αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση,

αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό. Διευκρινίζεται ότι «χωρίς καθυστέρηση» σημαίνει:

o εντός χρονικού διαστήματος δώδεκα (12) μηνών από τη στιγμή που γίνονται αντιληπτά

θέματα που άπτονται ζητημάτων που έχουν οικονομική διάσταση ή οικονομικό αντίκτυπο

(π.χ. συμβάσεις, διαγωνιστικές διαδικασίες, διαπραγματεύσεις κ.λπ.)

o εντός χρονικού διαστήματος έξι (6) μηνών από τη στιγμή που γίνονται αντιληπτά θέματα

χωρίς οικονομική διάσταση ή οικονομικό αντίκτυπο (π.χ. εκδηλώσεις συμπεριφορών,

διακριτικής μεταχείρισης, παρενοχλήσεων κ.λπ.)

Σε κάθε περίπτωση, η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το

δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η

διερεύνησή της. Επίσης, οι Αναφέροντες καλούνται να συμπεριλαμβάνουν στο κείμενο της

αναφοράς μόνο περιστατικά και πληροφορίες που σχετίζονται άμεσα με τη φερόμενη παραβίαση και

είναι απολύτως απαραίτητα για τη διερεύνηση της υπό κρίση αναφοράς.

7.  ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ:

Η Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) είναι αρμόδια να

παραλαμβάνει όλες τις αναφορές και στη συνέχεια να ενημερώνει την Επιτροπή Διαχείρισης και

Αξιολόγησης Αναφορών.

Ακολούθως:

α) Ενημερώνεται ο αναφέρων ότι παραλήφθηκε η αναφορά του (υπό την προϋπόθεση ότι

υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας του αναφέροντα).

β) Η Υ.Π.Π.Α. διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη,

εξασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα και προστασία των προσωπικών δεδομένων και

ενημερώνοντας προηγουμένως σχετικά το αρχείο αναφορών που τηρεί,

– Στην Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών

Η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης απαρτίζεται από 3 τακτικά και 3 αναπληρωματικά μέλη:

Τακτικά μέλη:

Σοφία Πολίτσου

Γιώργος Καραμανώλης

iii.

Χριστίνα Παπαχρήστου

Αναπληρωματικά μέλη:

1. Γιάννα Καραμήτσα
2. Πέτρος Λύκας

iii. Ασημένια Καραγιάννη

Σε περίπτωση που η αναφορά αφορά σε ένα ή περισσότερα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης και

Αξιολόγησης Αναφορών, τότε η ΥΠΠΑ περιορίζεται στην καταχώρισή της στο σχετικό αρχείο

αναφορών και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών,

ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

-Στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς:

Ενδεικτικά, τέτοιοι φορείς είναι ο Εισαγγελέας Οικονομικού Εγκλήματος και γενικότερα οι

Εισαγγελικές Αρχές, η Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η Επιτροπή Ανταγωνισμού, η Τράπεζα της

Ελλάδος, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η Ενιαία Αρχή Δημοσίων

Συμβάσεων, η Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου τροφίμων, ο

Συνήγορος του Καταναλωτή, η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, η Αρχή Καταπολέμησης της

Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της

Τρομοκρατίας και Ελέγχου των Δηλώσεων Περιουσιακής Κατάστασης, η Ανεξάρτητη Αρχή

Δημοσίων Εσόδων και η Γενική Διεύθυνση Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος.

γ) Η Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον αναφέροντα,

εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν η αναφορά είναι εμφανώς και προδήλως παράλoγη, αόριστη,

ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του

ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων, όταν το περιεχόμενο της αναφοράς δεν

εμπίπτει στο αντικειμενικό πεδίο εφαρμογής της παρούσας. Αν η ανωτέρω αναφορά περιλαμβάνει

εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο του

φορέα ή/και άλλος δημόσιος φορέας, η Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο.

Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς.

δ) Σε όλες τις υπόλοιπες περιπτώσεις αναφορών, η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης

Αναφορών είναι αρμόδια να διενεργεί διεξοδικούς ελέγχους ώστε να είναι σε θέση να αξιολογήσει 

την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην εκάστοτε αναφορά αλλά και να καταγράψει

τα αποτελέσματα αυτών.

Η Ε.Δ.Α.Α επεξεργάζεται και διερευνά τις αναφορές που παραλαμβάνει από την Υ.Π.Α.Α.

Σε περίπτωση διαφωνίας ανάμεσα στα μέλη της Ε.Δ.Α.Α, υπερισχύει η απόφαση της πλειοψηφίας.

-Για την έκταση και το βάθος της διερεύνησης της υπόθεσης λαμβάνονται κατ` εκτίμηση

υπόψη:

• η αξιοπιστία των ισχυρισμών του αναφέροντος
• η πιθανότητα έκθεσης της Εταιρείας σε οικονομικούς και νομικούς κινδύνους
• η πιθανότητα βλάβης της φήμης της Εταιρείας εξαιτίας του αντικειμένου της διερεύνησης
• τα πιθανά οφέλη που συνδέονται με τη διεξαγωγή της έρευνας (π.χ. ανάκτηση απολεσθέντων

περιουσιακών στοιχείων)

• το κόστος διεξαγωγής της έρευνας σε σχέση με τα πιθανά οφέλη
• η διακοπή ή παρεμπόδιση των επιχειρησιακών λειτουργιών που μπορεί να προκαλέσει η έρευνα
• το ενδεχόμενο να ακολουθήσουν νομικές ενέργειες ενώπιον δικαστικών αρχών εκ μέρους της

Εταιρείας ή εναντίον του.

– Ο Επικεφαλής της Ε.Δ.Α.Α. από κοινού με την Υ.Π.Α.Α. αναλαμβάνουν τον σχεδιασμό

της διερεύνησης κατά τον οποίο καθορίζονται τουλάχιστον τα εξής:

• Τα άτομα που διεξάγουν τη διερεύνηση και ο καταμερισμός των εργασιών διερεύνησης μεταξύ

τους.

• Το πεδίο διερεύνησης και συγκεκριμένα η εταιρεία, το τμήμα, η διαδικασία, το άτομο ή τα άτομα

που εμπλέκονται, η θέση και ο ρόλος τους στην Εταιρεία, το χρονικό διάστημα που έλαβε χώρα το

περιστατικό.

• Οι ενέργειες διερεύνησης.
• Τα άτομα με τα οποία πρέπει να πραγματοποιηθούν συναντήσεις και συνεντεύξεις, για να

εξακριβωθεί η βασιμότητα των ισχυρισμών του αναφέροντος.

• Το χρονοδιάγραμμα της έρευνας και οι απαιτούμενοι πόροι.
• Την σκοπιμότητα λήψης επιπλέον επαγγελματικής υποστήριξης από άλλα στελέχη της Εταιρείας

καθώς και από εξωτερικούς συνεργάτες.

– Με την έναρξη της διερεύνησης ο Επικεφαλής της Ε.Δ.Α.Α. προσδιορίζει μέσω

προκαταρτικών συνεντεύξεων ποιοι υπάλληλοι έχουν στην κατοχή τους δεδομένα που 

σχετίζονται με την έρευνα, πού και πώς είναι αποθηκευμένα, πώς μπορούν να συλλέγουν

και να διατηρηθούν καθώς και ποιοι άλλοι υπάλληλοι ενδέχεται να έχουν σχετικά

δεδομένα (συνεντεύξεις συλλογής δεδομένων). Αμέσως δίνει εντολή στα άτομα που

ενδέχεται να έχουν στην κατοχή τους έντυπα έγγραφα, ηλεκτρονικά δεδομένα και άλλο

φυσικό υλικό να μην διαγράψουν ή καταστρέψουν δεδομένα που πιθανόν σχετίζονται με

μια έρευνα. Ακολούθως, ειδοποιεί τον Technology Director να αναπτύξει ένα σχέδιο για

τον εντοπισμό, τη συλλογή και τη διατήρηση ηλεκτρονικών πληροφοριών με τρόπο που

να διατηρεί όλα τα σχετικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των μεταδεδομένων, και

κατά το δυνατόν να μην διαταράσσει τη λειτουργία της επιχείρησης.

– Τα μέλη της Ε.Δ.Α.Α. πραγματοποιούν τις ενέργειες διερεύνησης. Οι κύριες ενέργειες

διερεύνησης περιλαμβάνουν ενδεικτικώς, αλλά όχι περιοριστικώς, τον εντοπισμό,

συλλογή και ανάλυση φυσικών και ηλεκτρονικών εγγράφων, ηλεκτρονικών στοιχείων,

δεδομένων και άλλων αποδεικτικών στοιχείων ως προς το περιεχόμενο και τη συνάφειά

τους με το αναφερόμενο περιστατικό, τη διασταύρωση οικονομικών ή άλλων στοιχείων,

τις συνεντεύξεις και καταθέσεις μαρτύρων και άλλων εμπλεκομένων, τον έλεγχο από

ορκωτούς λογιστές (forensic audit), την αυτοψία και τον επιτόπιο έλεγχο, τη διενέργεια

πραγματογνωμοσύνης.

– Η διερεύνηση θα πρέπει να αρχίσει και να ολοκληρωθεί το συντομότερο δυνατό και σε

κάθε περίπτωση το αργότερο εντός τριών (3) μηνών από την υποβολή της αναφοράς.

Εφόσον απαιτείται επιπλέον χρόνος, υπάρχει δυνατότητα επιμήκυνσης κατόπιν

τεκμηρίωσης.

Με βάση τα αποτελέσματα που προκύπτουν από τη διερεύνηση καθώς και με την ιδιαιτερότητα της

εκάστοτε εξεταζόμενης περίπτωσης η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών είναι σε

θέση να κρίνει ότι:

• Δεν υπάρχουν επαρκείς ενδείξεις για την τέλεση των παραβάσεων που προβλέπονται στην

παρούσα οπότε δεν απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση. Σε αυτή την περίπτωση θα ενημερωθεί

ο αναφέρων ότι η αναφορά τίθεται στο αρχείο.

• Η αναφορά αφορά σε συμπεριφορά που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας

πολιτικής της Εταιρείας, προτείνονται κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης όπως, επιπλέον 

εκπαίδευση και ενημέρωση των εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού

ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για

ανάκτηση κονδυλίων).

Όλες οι σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών καταγράφονται

στα πρακτικά των συνεδριάσεών της.

ε) Μετά το πέρας της διερεύνησης, η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών

είναι υποχρεωμένη:

• Να συντάξει το πόρισμα της απόφασης η οποία πάρθηκε έπειτα από διεξαγωγή έρευνας και

να το αποστείλει προς την Διοίκηση ή άλλη αρμόδια εποπτική αρχή, όταν απαιτείται εκ του

νόμου. Το Πόρισμα Διερεύνησης, πρέπει να περιλαμβάνει: γενικές πληροφορίες και πεδίο

εφαρμογής της έρευνας, περίληψη της μεθοδολογίας έρευνας, στρατηγική συλλογής

δεδομένων, κατάλογο σχετικών εγγράφων, κατάλογο συνεντεύξεων, τα πορίσματα της

έρευνας, το εφαρμοστέο δίκαιο και τα νομικά συμπεράσματα, συστάσεις για διορθωτικές

δράσεις, συστάσεις για νομική μεταχείριση εμπλεκόμενων υπαλλήλων (έναρξη πειθαρχικής

διαδικασίας, ποινικής ή και αστικής διαδικασίας), συστάσεις για γνωστοποίηση του

πορίσματος σε κρατικούς φορείς ανεξάρτητές αρχές ή τρίτα μέρη.

• Να ενημερώσει την Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου η

τελευταία να ενημερώσει τον αναφέροντα σχετικά με την έκβαση της αξιολόγησης της

αναφοράς του. Εφόσον η Διοίκηση της Εταιρείας αποφασίσει να προβεί σε περαιτέρω

νομικές ενέργειες, αυτές ανατίθενται σε νομικό συνεργάτη της Εταιρείας. Στην περίπτωση

αυτή, η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών παρακολουθεί την πορεία της

υπόθεσης και ενημερώνει αντίστοιχα τον αναφέροντα. Σε κάθε περίπτωση, η απόφαση

σχετικά με τον χρόνο ενημέρωσης των εμπλεκομένων λαμβάνεται από την Επιτροπή

Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφορών μέσα σε τρεις μήνες από την παραλαβή της

αναφοράς.

στ) Εάν η αναφορά αποδειχθεί τελικά αβάσιμη, ο Αναφερόμενος δεν θα ενημερώνεται ότι

υπήρξε αναφορά εις βάρος του, για λόγους προστασίας του εργασιακού περιβάλλοντος εντός της

Εταιρείας. Εάν η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη και ο αναφερόμενος αιτηθεί να μάθει τα στοιχεία

ταυτότητας του Αναφέροντος, ο επικεφαλής της Ε.Δ.Α.Α ή η Υ.Π.Π.Α ενημερώνει σχετικά τον

αναφερόμενο. Ο Αναφερόμενος μπορεί στη συνέχεια να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του.

ζ) Ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς, οι σχετικές πληροφορίες

καταχωρίζονται στο Κεντρικό Μητρώο Αναφορών (εφεξής «Μητρώο»), το οποίο τηρείται σε

ηλεκτρονική μορφή και έγγραφη μορφή, με ευθύνη της Ε.Δ.Α.Α..

Οι πληροφορίες, οι οποίες καταγράφονται στο Μητρώο μετά την παραλαβή κάθε αναφοράς,

πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα εξής:

• Ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που υποβάλλει επώνυμη αναφορά.
• Ημερομηνία παραλαβής
• Κανάλι και μέθοδος υποβολής της αναφοράς.
• Φύση και λεπτομερής περιγραφή της αναφοράς και άτομα που πιθανώς εμπλέκονται
• Εάν έχει γίνει ή πρέπει να γίνει γνωστοποίηση της υποβολή της αναφοράς σε εποπτικές αρχές.
• Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η αναφορά (ανοιχτή, υπό διερεύνηση, κλειστή)
• Τα τμήματα και εσωτερικοί/εξωτερικοί συνεργάτες που συμμετέχουν στην έρευνα και την

επίλυση της υπόθεσης

• Την τελική έκβαση και την έκθεση διερεύνησης (εάν έχει διεξαχθεί διερεύνηση υπό την

αντίστοιχη διαδικασία).

Τα δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας

που εκκίνησε με βάση την αναφορά και συγκεκριμένα ως εξής:

-Αν η αναφορά κρίθηκε απαράδεκτη, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται από την

αναφορά εντός τριών (3) μηνών από τη θέση της στο αρχείο.

-Αν δεν προέκυψαν επαρκή στοιχεία από τη διερεύνηση της αναφοράς, τα δεδομένα προσωπικού

χαρακτήρα διαγράφονται από την αναφορά εντός δύο (2) ετών από τη θέση της στο αρχείο.

-Αν η αναφορά είναι παραδεκτή και ληφθούν πειθαρχικά μέτρα, τα δεδομένα προσωπικού

χαρακτήρα διαγράφονται πέντε (5) έτη από τη λήψη των μέτρων.

-Εάν υπάρχει υπόνοια για διάπραξη κακουργηματικών πράξεων τα στοιχεία διαγράφονται μετά από

είκοσι (20) έτη.

– Αν η Εταιρεία κινηθεί νομικά εναντίον του αναφερόμενου με βάση το αποτέλεσμα της έρευνας ή

αν εμπλακεί νομικά με οποιοδήποτε τρόπο σε σχέση με το περιστατικό που περιέχει η αναφορά, η

περίοδος διατήρησης των δεδομένων παρατείνεται μέχρι την ολοκλήρωση των νομικών διαδικασιών

και μέχρι να παρέλθουν όλες οι σχετικές προθεσμίες που αφορούν απαιτήσεις ενώπιον των

δικαστηρίων.

Η διαγραφή των προσωπικών δεδομένων συνεπάγεται τη διαγραφή όλων των αναγκαίων

στοιχείων έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η έμμεση ή άμεση ταυτοποίηση ατόμων. Ανωνυμοποιημένα

μετα-δεδομένα μπορούν να διατηρηθούν για απεριόριστο χρονικό διάστημα για στατιστική ανάλυση

και βελτίωση των διαδικασιών.